Nếu bạn làm việc nhiều với Microsoft Word và thấy mình làm đi làm lại những việc giống nhau, hãy tạo một macro. Vậy macro trong Word là gì? Tại sao nó giúp bạn tiết kiệm thời gian khi làm việc với tài liệu? Hãy cùng tìm câu trả lời trong bài viết này.

1. Macro trong Word là gì?

Macro là viết tắt của từ macroinstruction. Đây là chuỗi lệnh được ghi lại để sau này có thể phát lại (thực thi). Macro có thể giảm khối lượng công việc bạn thường làm. Điều tuyệt vời nhất khi tạo macro trong Word là bạn không cần phải biết lập trình.

2. Tại sao nên sử dụng macro trong Word?

Với macro, bạn có thể nhận được kết quả tương tự bằng cách nhấp vào một lệnh thay vì thực hiện tất cả các bước. Một số trường hợp bạn có thể sử dụng macro để tăng hiệu quả công việc là:

• Nhập logo và tên công ty của bạn trong một phông chữ cụ thể.
• Nhập một bảng mà bạn cần tạo thường xuyên.
• Định dạng tài liệu với các đặc điểm nhất định như số trang và khoảng cách giữa các đoạn văn.

Nhìn chung, tạo và sử dụng macro là một kỹ năng có thể dễ dàng học được nhưng rất hiệu quả.

3. Cách xem có bao nhiêu macro trong Word

Bạn đã từng nghe nói macro là thứ độc hại vì chúng có thể chứa vi-rút. Ngoài ra, chúng tôi khuyên bạn nên cẩn thận khi mở tài liệu Office từ những người mà bạn không biết, vì họ có thể gán các macro độc hại. Tuy nhiên, đây không phải là vấn đề. Bạn tạo macro của riêng mình, vì vậy bạn có thể tự tin sử dụng nó.

Có hơn 950 lệnh trong Word và hầu hết chúng nằm trong menu và thanh công cụ. Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt để thực hiện một trong các lệnh đó. Tuy nhiên, một số lệnh không được gán cho menu hoặc thanh công cụ theo mặc định. Trước khi bạn tạo macro trong Word, hãy kiểm tra xem nó có tồn tại hoặc được đưa lên thanh công cụ hay không. Để xem các lệnh có sẵn trong Word, hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Mở tài liệu của bạn trên máy tính và chọn tab xem trên thanh công cụ.

Bước 2: Lựa chọn ma cô trong phần ma cô. Đây là tùy chọn cuối cùng trên tab Xem.

Bước 3: Lựa chọn Nhìn vào vĩ mô. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấn tổ hợp phím tắt Tổ hợp phím + F8 để vào hộp thoại Macro.

Bước 4: Trong hộp thoại Macro, chọn Lệnh từ nằm trong phần Macro trong.

Bước 5: Trong danh sách tên lệnh theo thứ tự bảng chữ cái, hãy sử dụng chuột để chọn lệnh và xem mô tả bên dưới trong phần Sự miêu tả.

Nếu lệnh macro bạn muốn tạo đã tồn tại, đừng sao chép nó bằng macro Word của bạn. Nếu nó không tồn tại, hãy tiếp tục tạo macro Word.

4. Lập kế hoạch trước khi tạo macro

Bước quan trọng nhất trong việc tạo các macro Word hiệu quả là lập kế hoạch cẩn thận. Việc lập kế hoạch này bao gồm việc có ý tưởng rõ ràng về những gì bạn muốn macro trong Word thực hiện, macro sẽ giúp công việc của bạn dễ dàng hơn trong tương lai như thế nào và khi nào bạn định sử dụng macro đó.

Khi bạn đã có tất cả trong đầu, hãy lên kế hoạch cho các bước thực tế. Điều này rất quan trọng vì trình ghi sẽ ghi nhớ mọi thứ bạn làm và đưa nó vào macro. Ví dụ, nếu bạn gõ một cái gì đó và sau đó xóa nó, mỗi khi bạn chạy macro, Word sẽ làm điều tương tự, làm cho macro không hiệu quả.

Khi bạn định tạo macro của mình, đây là một vài điều cần xem xét:

• Lập kế hoạch cho các lệnh và thứ tự mà bạn muốn macro thực hiện các lệnh.
• Biết các phím tắt cho các lệnh bạn định sử dụng. Điều này đặc biệt quan trọng đối với việc điều hướng vì bạn không thể sử dụng chuột để điều hướng vùng tài liệu khi sử dụng trình ghi. Ngoài ra, bạn sẽ tạo macro gọn gàng hơn nếu sử dụng phím tắt thay vì phím mũi tên.
• Lên lịch cho các thông báo mà Word có thể hiển thị vì điều này sẽ ngăn macro chạy.
• Sử dụng càng ít bước càng tốt để giữ cho macro hoạt động tốt nhất có thể.
• Làm ít nhất một bài kiểm tra trước khi bạn bắt đầu ghi âm.

Khi bạn đã lên kế hoạch cho macro của mình trong Word và kiểm tra nó, bạn đã sẵn sàng để ghi lại. Nếu bạn đã lên kế hoạch cẩn thận cho macro của mình, thì việc ghi macro để sử dụng sau này sẽ là phần dễ dàng nhất của quy trình. Sự khác biệt duy nhất giữa việc tạo macro và làm việc trong tài liệu là bạn chỉ cần nhấn một vài nút và thực hiện một vài lựa chọn trong hộp thoại để thay thế rất nhiều thao tác lặp lại.

5. Cách tạo macro trong Word

Khi bạn bắt đầu ghi macro, bên cạnh con trỏ chuột có một biểu tượng nhỏ giống như cuộn băng, cho biết Word đang ghi lại hành động của bạn. Sau đó, bạn có thể làm theo các bước bạn mô tả trong giai đoạn lập kế hoạch. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấn nút dừng (đó là nút hình vuông màu xanh bên trái). Khi bạn nhấn nút dừng, macro Word của bạn đã sẵn sàng để sử dụng. Dưới đây là các bước để tạo macro:

Bước 1: Chuyển đến tab Lượt xem > Macrosau đó chọn Ghi vĩ mô… để mở hộp thoại Ghi Macro.

Bước 2: Trong hộp thoại Ghi Macro, hãy chọn tên cho macro của bạn trong tên vĩ mô.

Ghi chú: Tên có thể chứa tối đa 80 chữ cái hoặc số (không có ký hiệu hoặc khoảng trắng) và phải bắt đầu bằng một chữ cái. Tên phải là duy nhất để bạn có thể xác định chức năng của nó mà không cần phải tham khảo mô tả.

Bước 3: trong phần Sự miêu tảnhập mô tả về các hành động mà macro thực hiện.

Bước 4: Chọn xem bạn muốn macro có sẵn trong tất cả các tài liệu hay chỉ trong tài liệu hiện tại. Nếu bạn chọn giới hạn tính khả dụng của lệnh, hãy đánh dấu tên tài liệu trong menu thả xuống của mục Lưu macro vào.

Bước 5: Khi bạn nhập xong thông tin cho macro, hãy chọn ĐƯỢC RỒI. Thanh công cụ Ghi macro sẽ xuất hiện ở góc trên bên trái của màn hình.

6. Cách kiểm tra macro trong Word

Mục đích của việc tạo macro trong Word là để tăng tốc độ làm việc của bạn. Bằng cách thiết lập các tác vụ lặp đi lặp lại và các chuỗi lệnh phức tạp, bạn có thể xử lý hàng chục tác vụ theo cách hoàn toàn tự động. Tuy nhiên, bạn nên đảm bảo rằng macro của mình hoạt động như dự kiến ​​bằng cách kiểm tra macro trước khi chạy trên các tài liệu quan trọng.

Bước 1: Để chạy macro, hãy nhấn phím tắt Tổ hợp phím + F8 để hiển thị hộp thoại Macro.

Bước 2: Đánh dấu macro trong danh sách, sau đó chọn Chạy.

Khi bạn thấy rằng macro hoạt động theo cách bạn muốn, bạn có thể áp dụng nó cho nhiều tài liệu hơn. Tôi hy vọng bài viết sẽ giúp bạn. Cảm ơn đã xem bài viết.