Hàm TEXT trong Excel dùng để chuyển đổi các giá trị số thành chuỗi văn bản và định dạng hiển thị văn bản theo ý muốn. Nếu chưa rõ về công thức và ứng dụng của hàm TEXT, mời bạn tìm hiểu trong bài viết sau!

Các hướng dẫn sau đây được thực hiện trên máy tính xách tay Windows, phiên bản Excel 2016, cài đặt ngôn ngữ: Tiếng Anh (mặc định). Bạn có thể làm tương tự trong các phiên bản Excel 2007, 2010, 2013 và 2019.

Hàm TEXT trong Excel là hàm giúp bạn chuyển đổi các giá trị số sang chuỗi văn bản theo một định dạng cụ thể, với mục tiêu chung là hiển thị dữ liệu số ở định dạng dễ nhìn hoặc dễ sử dụng hơn. Trong một số trường hợp, chức năng này cũng được sử dụng khi bạn muốn kết hợp số hoặc ngày tháng với văn bản/ký tự nào đó.

Công thức hàm TEXT: = VĂN BẢN(giá trị, định dạng_văn bản)

Ở đó:

• giá trị: Đó là giá trị số sẽ được chuyển thành văn bản. Giá trị này có thể là số; cuộc hẹn; giá trị là một tham chiếu ô có chứa một giá trị số; giá trị là một tham chiếu đến một hàm khác trả về một số hoặc ngày/tháng, v.v.
• định dạng văn bản: Bạn phải khai báo định dạng mà bạn muốn áp dụng cho hàm dưới dạng mã. Mã định dạng được đặt trong dấu ngoặc kép, chẳng hạn như “mm/dd/yy”,”# ?/?”.

Ghi chú:

• Kết quả trả về của hàm TEXT trong Excel luôn là chuỗi văn bảnngay cả khi màn hình của nó trông giống hệt như dữ liệu số.
• Đối với dữ liệu thập phân, bạn phải luôn sử dụng dấu chấm (.) để phân tách số nguyên và số thập phân; dấu phẩy (,) để phân tách hàng nghìn, vì các phiên bản Excel thường đặt dấu phẩy này theo mặc định.

Hay nhin nhiêu hơn: Hàm SUMIF

Công thức	Miêu tả nó
=TEXT(1856.567,”$#,##0.00″)	Lấy dữ liệu tiền tệ có dấu tách hàng nghìn và 2 chữ số thập phân, ví dụ: $1.856,57. Excel sẽ làm tròn giá trị đến 2 chữ số thập phân.
=TEXT(HÔM NAY(),”MM/DD/YY”)	Lấy dữ liệu ngày bạn nhập hàm này vào Excel (theo ngày giờ trên máy tính) với định dạng DD/MM/YY, ví dụ: 06/11/21
=TEXT(HÔM NAY(),”DDDD”)	Lấy dữ liệu là các ngày trong tuần, ví dụ bạn nhập hàm vào Excel ngày giờ trên máy tính là Thứ Sáu, ngày 11 tháng 6 năm 2021, hàm sẽ trả về Thứ Sáu (Friday).
=TEXT(NOW(),”H:MM AM/PM”)	Nhận múi giờ hiện tại, ví dụ: CHỈ 5:28
=TEXT(0,365,”0,0%)	Nhận dữ liệu tỷ lệ phần trăm, ví dụ: 36,5%
=TEXT(4.34,”#?/?”)	Lấy dữ liệu phân số, ví dụ: 13/3
=TRIM(TEXT(0.34,”# ?/?”))	Lấy dữ liệu phân số, ví dụ: 1/3. Phân số này sử dụng hàm TRIM để xóa khoảng trắng ở đầu có giá trị thập phân.
=TEXT(18500000,”0.00E+00″)	Lấy dữ liệu chứa ký hiệu khoa học: 1.85E + 07
=TEXT(122563,”0000000″)	Thêm số 0 đứng trước (0), ví dụ: 0122563
=TEXT(165233,”##0° 00′ 00””)	Tùy chỉnh – Vĩ độ/Kinh độ (địa lý)

Dưới đây là một số ví dụ về cách sử dụng phổ biến của hàm TEXT để bạn tham khảo:

Ví dụ 1: Nhập định dạng số trong một chuỗi văn bản

Ví dụ, mục tiêu của bạn là tính tổng số tiền khách hàng phải trả (Total) với dữ liệu trên.

Công thức để có được kết quả là:

Tổng tiền = Đơn giá x Số lượng x % còn lại sau chiết khấu (tại đây bạn sẽ được chiết khấu 1 – %)

Như vậy, nếu tính toán đơn giản, bạn chỉ cần nhập công thức: =A2*B2*(1-C2). Kết quả trả về cho bạn sẽ là một con số 156.8.

Tuy nhiên, bạn không hài lòng với kết quả trả về chỉ là một con số, không có đơn vị, không có hình thù cầu kỳ, không có dòng chú thích khiến các con số trở nên lộn xộn, khó hiểu, khó hiểu.

Cụ thể, để làm cho dữ liệu dễ nhìn hơn, bạn muốn thêm một lời giải thích như “Bằng tiền mặt: “trước giá; bạn cũng muốn giá có ký hiệu tiền tệ, dấu tách hàng nghìn và hai chữ số thập phân.

Lúc này hàm TEXT sẽ giúp bạn. Bạn có thể làm theo 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Nối chuỗi với hàm TEXT bằng ký hiệu. Bạn nhập:

=”Total: “&TEXT(A2*B2*(1-C2),”$###,###.00”)

Cách 2: Nối chuỗi với hàm TEXT với hàm CONCATENATE.

Cú pháp của CONCATENATE như sau:

= TÔI ĐỒNG Ý (text1, text2,…). Trong đó văn bản là một chuỗi văn bản, tham chiếu ô hoặc giá trị trong công thức.

Vì vậy, đối với ví dụ trên, bạn sẽ viết:

=CONCATENATE(“Tổng cộng: “,TEXT(A2*B2*(1-C2),”$###,###.00”))

Ví dụ 2: Kết hợp văn bản và ngày tháng

Giả sử bạn có một bảng dữ liệu và muốn thêm một dòng chú thích “Ngày tạo dữ liệu: “, và bạn muốn ngày xuất hiện theo thứ tự: Ngày, Tháng, Năm (Ví dụ: 08/08/2021)

Bạn có thể chèn hàm TODAY vào công thức hàm TEXT và khai báo mã định dạng “dd/mm/yyyy” để trả về kết quả mong muốn.

Cách 1: Bạn sử dụng ký hiệu để liên kết các chuỗi với hàm TEXT:

=”Ngày bắt đầu dữ liệu: ” & TEXT(TODAY(), “dd/mm/yyyy”)

Cách 2: Bạn sử dụng hàm TEXT kết hợp với CONCATENATE:

=CONCATENATE(“Ngày khởi tạo dữ liệu: “, TEXT(TODAY(), “dd/mm/yyyy”))

Ví dụ 1: Thêm số không trước mỗi số trong một cột

Bạn có thể sử dụng hàm TEXT để thêm các số 0 đứng đầu vào các số trong một cột. Các số không này phải tương ứng với các đơn vị số được hiển thị.

Ghi chú: Dữ liệu trả về của hàm TEXT là chuỗi văn bảnbạn không còn có thể sử dụng dữ liệu này để thực hiện các phép tính trong Excel.

Ví dụ 2: Thêm số 0 trước khi dữ liệu số điện thoại bị Excel xóa, số 0 đầu tiên bị mất

Cách này thường dùng khi tập hợp bảng dữ liệu số điện thoại nhưng lại mất đi số 0 đầu tiên (Excel hiểu số điện thoại là một dãy ký tự số bình thường nên sẽ loại bỏ số 0 thừa) gây khó khăn. khó khăn trong việc xem và thu thập dữ liệu.

Ghi chú: Cách này chỉ áp dụng khi số chữ số trong số điện thoại của tất cả các ô dữ liệu bằng nhau (ví dụ dữ liệu của bạn chỉ chứa các số điện thoại có 10 chữ số).

Hàm TEXT trong Excel cho phép bạn sử dụng dấu gạch nối (-) và dấu ngoặc đơn () trong định dạng mã để tạo chuỗi văn bản có định dạng phù hợp với nhu cầu sử dụng của bạn.

Đối với số điện thoại có chứa mã vùng, bạn có thể sử dụng mã định dạng như hình bên dưới để định dạng số điện thoại là: (123) 456-7890.

Ngoài ra bạn có thể đổi số điện thoại 335263321 (tại ô C2) thành 0335 263 321 để phù hợp với cách nhìn của người Việt Nam bằng cách nối số “0” với hàm TEXT:

=”0″&TEXT(C2, “### ### ###”)

Tại đây, bạn có thể sử dụng khoảng trắng để phân tách các nhóm số.

Trong khi làm việc với hàm TEXT, bạn có thể gặp một số lỗi sau:

– Lý do: Người dùng không sử dụng dấu ngoặc kép (“”) trong mã định dạng.

Ví dụ: công thức =TEXT(D2, mm/dd/yy) là một công thức không hợp lệ, hàm trả về lỗi #NAME?

Làm thế nào để khắc phục: Thêm dấu ngoặc kép vào mã định dạng, trong: =TEXT(D2, “mm/dd/yy”)

– Nguyên nhân 1: Bạn nhập sai cú pháp, hoặc khi copy công thức từ nguồn khác, dấu ngoặc kép (“) bị định dạng sai khiến Excel không thể thực hiện lệnh. Hàm sẽ báo lỗi công thức (Có một vấn đề với công thức này).

Làm thế nào để khắc phục: Xóa dấu ngoặc kép cũ trong công thức và nhập lại thủ công.

– Nguyên nhân 2: Do sự khác biệt trong cài đặt phần mềm Excel giữa các quốc gia

Một số quốc gia đã tạo ra phần mềm Excel để sử dụng tối ưu cho công việc bằng ngôn ngữ của quốc gia đó, thường là Đức.

Chẳng hạn, trong trường hợp sử dụng Excel ở Đức, thay vì nhập công thức =TEXT(A1, “mm/dd/yy”), người dùng Excel phiên bản Đức sẽ phải nhập “t” thay vì “d” và “j” thay vì “y”. Như vậy, công thức trên sẽ được thay thế bằng =TEXT(A1; “mm/dd/dd”).

Làm thế nào để khắc phục: Bạn có thể học cách khai báo cú pháp hàm theo thiết lập trong phiên bản Excel đang sử dụng, hoặc đổi sang phiên bản Excel khác gần với ngôn ngữ đang sử dụng hơn.

Trên đây là hướng dẫn cách sử dụng hàm TEXT trong Excel để chuyển đổi dữ liệu dạng số thành chuỗi văn bản và định dạng theo ý muốn. Hi vọng bài viết sẽ giúp các bạn thao tác với dữ liệu Excel để tăng hiệu quả công việc!