Ngày nay, mọi người và tổ chức đã bắt đầu sử dụng hội nghị truyền hình cho các mục đích cộng tác gần giống như văn phòng và Microsoft Teams là một trong những dịch vụ hàng đầu cung cấp gói hoàn chỉnh.

Khả năng cộng tác của Microsoft đã trở nên khả thi như Zoom với các tính năng như tạo nhóm, tổ chức cuộc họp, nhắn tin nhóm và trực tiếp, nền ảo, loại bỏ tiếng ồn, v.v. Trong số các công cụ quan trọng khác Điều tạo nên sự khác biệt, khay chia sẻ trong Microsoft Teams có thể là một trong những dịch vụ không được chú ý, nhưng thay vào đó, nó là cứu cánh nếu bạn để ý kỹ.

Trong bài đăng này, chúng ta sẽ thảo luận thêm về Khay chia sẻ trong nhóm, bạn có thể sử dụng nó để làm gì và cách sử dụng nó trong các cuộc họp.

Khay mẻ là gì?

Trong cuộc họp hoặc lớp học, bạn có thể muốn cho người khác xem những gì bạn có thể có trên máy tính hoặc màn hình của mình. Chia sẻ khay được sử dụng để chia sẻ nó với những người khác trong cuộc họp Microsoft Teams và khay sẽ trông khác đối với loại nội dung bạn muốn chia sẻ với những người khác.

Teams cung cấp Ngăn chia sẻ trong cả ứng dụng dành cho thiết bị di động và máy tính để bàn, cho phép bạn chia sẻ nội dung từ màn hình của mình sang màn hình của người khác, cũng như các tệp bạn muốn cho người khác xem.

Bạn có thể chia sẻ những gì bằng cách sử dụng khay chia sẻ?

Share Tray cho phép bạn chia sẻ nội dung bằng ứng dụng Teams, nhưng chức năng của nó khác nhau giữa ứng dụng dành cho máy tính để bàn và ứng dụng dành cho thiết bị di động của dịch vụ cộng tác.

trên điện thoại

Để phân biệt với sản phẩm PC, Khay chia sẻ trong Teams trên iOS và Android sẽ có tùy chọn Video trực tiếp chuyên dụng để truyền phát mọi thứ từ camera chính của điện thoại và chia sẻ với mọi người trong cuộc họp. Ngoài ra, tất cả các tùy chọn vẫn giống như trong ứng dụng khách Teams trên máy tính.

Trên máy tính

Các nhóm người dùng máy tính để bàn bỏ lỡ cơ hội chia sẻ video trực tiếp nhưng dịch vụ này đang cung cấp tùy chọn bảng trắng trong Khay chia sẻ. Ngoài ra, bảng trắng có thể được sử dụng để tạo các bài thuyết trình thực tế với khả năng cộng tác với các thành viên khác trong thời gian thực.

Cách sử dụng khay chia sẻ trong Microsoft Teams

Chỉ có thể truy cập Khay chia sẻ khi bạn đang ở trên màn hình cuộc họp với những người tham gia khác.

Trên máy tính

Để sử dụng Khay chia sẻ trên máy tính để bàn của bạn, hãy tham gia cuộc họp trong Microsoft Teams rồi bấm vào biểu tượng Chia sẻ được biểu thị bằng các từ điều khiển cuộc họp ở trên cùng.

Bạn cũng có thể truy cập khay chia sẻ trong Teams bằng các phím tắt sau trên cả macOS và Windows:

• hệ điều hành Mac : Lệnh + Shift + Dấu cách
• các cửa sổ : Ctrl + Shift + Dấu cách

Bạn sẽ thấy một cửa sổ bật lên mới ở cuối màn hình cuộc họp của mình. Đây là Khay chia sẻ và sẽ hiển thị cho bạn tất cả các tùy chọn nội dung có sẵn trên máy tính của bạn để chia sẻ với người khác.

Bạn có thể chọn những gì bạn muốn chia sẻ với người khác bằng cách nhấp vào nó. Nếu bạn muốn chia sẻ bản trình bày Powerpoint mà bạn chưa có trong thư viện Nhóm của mình, bạn có thể nhấp vào ‘Duyệt’, sau đó tìm và chọn tệp bản trình bày để chia sẻ với người khác. Ngoài chia sẻ màn hình hoặc bản trình bày, bạn cũng có thể cộng tác bằng Microsoft Whiteboard hoặc Freehand.

Trên iOS / Android

Mặc dù có chức năng tương tự nhưng khay chia sẻ không thể truy cập trực tiếp qua màn hình cuộc họp trong ứng dụng Teams dành cho thiết bị di động trên iOS hoặc Android. Để mở khay chia sẻ trong ứng dụng Teams dành cho thiết bị di động, hãy tham gia cuộc họp, sau đó nhấn vào biểu tượng dấu 3 chấm trên màn hình cuộc họp.

Điều này sẽ đưa ra một số tùy chọn có sẵn cho bạn trong cuộc họp. Từ đây, hãy nhấn vào tùy chọn “Chia sẻ” từ menu xuất hiện.

Một menu bật lên khác sẽ xuất hiện trên màn hình, cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn khác nhau để chia sẻ với những người khác trong cuộc họp.

Nhấn vào bất kỳ tùy chọn nào như đã giải thích ở trên để chia sẻ nội dung bạn muốn chia sẻ với người khác.

Cách thêm nhiều nội dung vào khay chia sẻ

Khay chia sẻ trong Microsoft Teams có thể trích xuất bất kỳ nội dung nào bạn đã mở trên màn hình của mình và chia sẻ nội dung đó với các thành viên khác trong cuộc họp. Nếu bạn muốn chia sẻ nội dung nào đó ngoài màn hình, bản trình bày hoặc bảng trắng hiện tại của mình, thì có một cách khác để thêm nội dung vào khay chia sẻ.

Như đã giải thích trên trang Câu trả lời của Microsoft này, bạn có thể thêm nhiều nội dung hơn vào khay chia sẻ bằng cách mở một ứng dụng hoặc tệp mới trên màn hình của mình. Các nhóm sẽ phát hiện bất kỳ ứng dụng, tệp hoặc mục nào đang mở trên thanh tác vụ rồi hiển thị dưới dạng nội dung bổ sung để bạn chia sẻ bằng Ngôi sao chia sẻ.

Để đảm bảo bạn có thể thêm nhiều nội dung hơn vào cuộc họp Teams, hãy đảm bảo rằng nội dung có thể chia sẻ được mở trên thanh tác vụ trước khi bạn tham gia cuộc họp. Sau khi mở tệp hoặc ứng dụng, hãy nhấp vào biểu tượng Chia sẻ bên trong màn hình cuộc họp và chọn ứng dụng hoặc tệp sẽ xuất hiện bên trong khay chia sẻ.

Cách chia sẻ âm thanh máy tính của bạn trong cuộc họp nhóm

Ngoài việc chia sẻ nội dung từ màn hình của bạn với đồng đội, Teams còn cho phép bạn truyền phát âm thanh từ máy tính của mình tới những người tham gia cuộc họp. Bằng cách đó, những người khác cũng có thể nghe nội dung của bạn khi bạn đang phát clip âm thanh hoặc video.

Để chia sẻ âm thanh máy tính trong cuộc họp, hãy nhấp vào biểu tượng Chia sẻ từ các điều khiển cuộc họp ở trên cùng, sau đó bật nút chuyển “Bao gồm âm thanh máy tính” từ khay chia sẻ bên dưới màn hình cuộc gọi. Giờ đây, tất cả âm thanh từ máy tính của bạn sẽ được phát trực tuyến đến loa của các thành viên khác để họ nghe.

Cách ngừng chia sẻ trong Nhóm

Bất cứ lúc nào trong cuộc họp, bạn có thể ngừng chia sẻ nội dung với người khác. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào biểu tượng Chia sẻ trong màn hình cuộc họp, giờ đây màn hình này sẽ được đánh dấu ‘x’ thay vì mũi tên hướng lên. Bạn có thể nhấp vào biểu tượng Chia sẻ và nội dung bạn đang chia sẻ với người khác sẽ ngừng xuất hiện trong cuộc họp và những người khác trong cuộc họp sẽ không thể truy cập được nữa.

Cách truy cập và kiểm soát nội dung được chia sẻ

Bất cứ lúc nào trong cuộc họp, bạn có thể cho phép những người khác trình bày ý tưởng của họ bằng nội dung bạn đã chia sẻ. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng tùy chọn “Cung cấp quyền kiểm soát” trong Nhóm và khi bạn thực hiện việc này, bạn và người được bạn cấp quyền truy cập sẽ có quyền kiểm soát chia sẻ.

Bạn có thể cấp quyền truy cập vào nội dung được chia sẻ cho một người tham gia khác bằng cách chọn tùy chọn “Cung cấp quyền kiểm soát” trên thanh công cụ chia sẻ trong màn hình cuộc họp, sau đó chọn người mà bạn muốn cấp quyền kiểm soát.

Để ngừng truy cập vào điều khiển này, bạn có thể chọn tùy chọn “Kiểm soát lại” để lấy lại toàn quyền kiểm soát nội dung được chia sẻ.

Nếu bạn là người không có quyền truy cập vào nội dung được chia sẻ, bạn có thể yêu cầu người khác giành quyền kiểm soát bằng cách nhấp vào tùy chọn “Yêu cầu kiểm soát” sẽ xuất hiện khi người khác đang chia sẻ ở đó. Người khác quyết định xem họ muốn chấp thuận hay từ chối yêu cầu của bạn. Sau đó, bạn có thể cấp cho họ quyền chia sẻ lại bằng cách chọn tùy chọn Kiểm soát phát hành.

Đó là tất cả những gì chúng tôi giải thích về Khay chia sẻ trong Microsoft Teams. Tôi hy vọng bạn thành công. Cảm ơn đã xem bài viết.