Trong Word, sự cố thư đẹp trộn thư bằng bảng tính Excel Đây là một tính năng rất hữu ích. Khi kết hợp với Excel, giúp bạn gửi thư đến danh sách người gửi với thông tin cụ thể. Đặc biệt, công cụ này thực sự cần thiết đối với những người làm công việc kế toán hoặc quản lý nhân sự. Hãy cùng khám phá tính năng hay ho này của Excel Vui lòng.

Chức năng trộn thư được sử dụng để tạo nhiều tài liệu cùng một lúc. Các tài liệu này có cùng một mẫu, văn bản cơ bản và hình minh họa, chỉ có những phần cụ thể được thay đổi để cá nhân hóa từng bản sao. Có 3 loại tài liệu được sử dụng trong quá trình trộn thư:

• Tài liệu chính.
• Cơ sở dữ liệu.
• Văn bản hỗn hợp.

1. Chuẩn bị dữ liệu trong Excel để trộn thư.

Bước quan trọng nhất trong quy trình trộn thư là thiết lập và chuẩn bị dữ liệu. Bạn sẽ sử dụng biểu mẫu Excel của mình làm cơ sở dữ liệu cho danh sách người nhận.

Dưới đây là một số mẹo để chuẩn bị dữ liệu phối thư. Hãy đảm bảo rằng:

• Tên cột trong bảng khớp với tên trường mà bạn muốn đưa vào phối thư.
• Tất cả dữ liệu được trình bày trên trang đầu tiên của biểu mẫu.
• Các giá trị phần trăm, tiền tệ hoặc điện tín phải ở định dạng chính xác để Word đọc chúng một cách chính xác.
• Mọi thay đổi hoặc bổ sung đối với biểu mẫu phải được hoàn thành trước khi liên kết với văn bản trộn thư trong Word.

2. Bắt đầu trộn thư.

Nhập dữ liệu người nhận thư vào Word.

TRONG từ, chọn tập tin > bấm vào Tài liệu trống trong phần mới.

trong tab chủ đề chonhóm Bắt đầu trộn thưLựa chọn Bắt đầu trộn thưsau đó chọn kiểu trộn thư bạn muốn.

Ví dụ, trong bài báo này, chúng tôi Chọn loại email

Lựa chọn Chọn người nhận > Sử dụng một danh sách hiện có.

Nhấp chuột biểu mẫu excel bạn muốn > chọn Mở.

Chọn người nhận thư.

Lựa chọn Chỉnh sửa danh sách người nhận.

Trong hộp thoại Người nhận trộn thưchọn tên của những người mà bạn không muốn gửi thư.

3. Nhập trường trộn.

Bạn có thể đưa 1 hoặc nhiều trường nhận thông tin từ biểu mẫu vào văn bản của mình.

trong tab chủ đề chonhóm Nhập & Nhập các trườngLựa chọn Khối địa chỉ.

Trong hộp thoại Nhập khối địa chỉchọn tên hiển thị trên phong bì của người nhận.

NHẤP CHUỘT ĐƯỢC RỒI. Bấm vào tài liệu và chọn Cứu.

Để bao gồm lời chào trong một bức thư hoặc email thông thường.

trong tab chủ đề chonhóm Nhập & Nhập các trườngLựa chọn dòng chào.

Trong hộp thoại Nhập dòng lời chào:

• dưới hình thức Dòng lời chàothay đổi lời chào nếu cần bằng cách chọn kiểu lời chào ( Kính thưa là định dạng mặc định), cấu trúc tên người nhận và dấu kết thúc câu.
• Dưới phần Dòng chào cho tên người nhận không hợp lệchọn 1 tùy chọn trong danh sách lời chào.

Lựa chọn ĐƯỢC RỒIsau đó chọn Tệp -> Lưu.

Để bao gồm dữ liệu trong một biểu mẫu trong thư hoặc email thông thường.

trong tab chủ đề chonhóm Nhập & Nhập các trườngLựa chọn Nhập trường hợp nhất.

Trong hộp thoại Nhập trường hợp nhấtdưới phần khu vựcchọn 1 tên trường (là tên cột trong biểu mẫu của bạn) -> chọn đẩy.

Lặp lại bước này nhiều lần nếu cần, sau đó chọn CẮT khi nó được thực hiện.

Lựa chọn Tệp -> Lưu.

4. Xem xét và hoàn thành việc trộn thư.

Sau khi bạn đã bao gồm các trường mình muốn, hãy kiểm tra lại để đảm bảo nội dung chính xác.

Để làm điều này, đi đến tab bài viếtLựa chọn Dự đoán kết quả.

Trong nhóm Hoàn thànhLựa chọn Kết thúc & Hợp nhất

Bấm vào tài liệu in HOẶC Gửi tin nhắn email.

5. Lưu kết hợp thư của bạn.

Khi bạn lưu tài liệu trộn thư, nó sẽ luôn được liên kết với nguồn dữ liệu. Bạn có thể sử dụng lại tài liệu này cho lần sau.

Để thực hiện việc này, hãy mở tài liệu trộn thư và chọn Đúng khi Word gợi ý bạn giữ căn chỉnh.

kết cục

Trộn thư là một tính năng cực kỳ hữu ích trong Microsoft Word. Tính năng này giúp các bạn sử dụng Excel giảm thiểu thời gian khi thực hiện bất kỳ loại thông điệp nào để gửi cho nhiều người như thư mời, thông báo, thư cảm ơn,… và có thể in hàng loạt chỉ trong một thao tác. công việc rất đơn giản. Chúng tôi hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn những hiểu biết hữu ích. Cảm ơn đã xem bài viết.