Nếu bạn thường xuyên tổ chức các cuộc họp trực tuyến trong công ty của mình hoặc gặp gỡ với các sự kiện trực tuyến, thì việc thêm ngay thông tin email của những người tham gia cùng với thông tin về thời gian họp ngay từ đầu sẽ rất thiết thực và hiệu quả. Ngoài ra, sau khi thiết lập, Gmail cũng sẽ hỗ trợ thu hồi người tham gia. Hãy cùng tìm hiểu thêm các bước tạo thư mời họp Gmail nhé!

Trong các email mời họp, nếu bạn chỉ ghi nội dung bao gồm thông tin ngày giờ và đính kèm link họp một cách rất thủ công thì sẽ là một thiếu sót và không thực sự hiệu quả. Hãy tận dụng và tạo Gmail với tính năng mời họp trực tiếp để đạt hiệu quả tốt hơn.

Ghi chú: Hiện tại, tính năng này chỉ hỗ trợ phiên bản Gmail dành cho máy tính để bàn. Bạn sẽ không thể cài đặt nó với ứng dụng trên điện thoại của mình.

Hướng dẫn tạo thư mời họp Gmail

Bước 1: Bạn bấm vào biểu tượng 3 chấm để mở tùy chọn > chọn Tạo sự kiện.

Bước 2: Trang sẽ tự động chuyển hướng đến Lịch Google cho bạn. Trên màn hình này, thêm các thông tin quan trọng sau:

• Tiêu đề của sự kiện: tự động đặt theo chủ đề email của bạn. Thoải mái thay đổi theo ý muốn!
• Mô tả sự kiện: toàn bộ nội dung email sẽ được ghi vào đây. Bạn có thể thêm thông tin rõ ràng hơn để mọi người có mặt hiểu rõ hơn.
• Những vị khách mời: người tham gia đã được gửi đến email trước đó hoặc bạn cũng có thể thêm người mới bằng cách nhập vào hộp Thêm khách.

Ngoài ra, cũng giống như tính năng Lịch Google, bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh ngày giờ họp, thêm địa điểm hoặc họp trực tuyến thông qua liên kết Google Meet.

Bước 3: Khi bạn đã hoàn thành và thêm tất cả thông tin, hãy nhấn nút Cứu > chọn Rời khỏi gửi email cho người tham gia hoặc Đừng Gửi.

Mọi người nhận được email này sẽ bị Google quản lý và gửi thông báo nhắc nhở trước giờ họp. Tất cả những gì họ phải làm là nhấn nút Có (Tham gia) / Không (Khuôn mặt) Trong email của bạn.

Phần kết luận

Hi vọng với bài viết hướng dẫn tạo thư mời họp trong Gmail trên đây, bạn có thể áp dụng ngay để việc tổ chức, nhắc nhở người tham gia diễn ra thuận lợi và suôn sẻ hơn. Đồng thời, bạn cũng tiết kiệm được thời gian và công sức của mình.