Theo dõi thay đổi trong Word là một tính năng rất thú vị và hữu ích giúp bạn theo dõi những thay đổi trong tài liệu. Hãy cùng tìm hiểu tính năng này ngay để làm việc hiệu quả hơn.

Khi sử dụng phần mềm Microsoft Word để soạn thảo văn bản, bạn đã từng sử dụng tính năng Track Changes chưa? Nếu bạn chưa biết cách sử dụng hiệu quả tính năng này, hãy theo dõi bài viết này. Mình sẽ hướng dẫn chi tiết giúp bạn làm chủ công cụ này.

1. Theo dõi thay đổi trong Word là gì?

Theo dõi thay đổi (Change Tracking) là tính năng Word dùng để xem toàn bộ lịch sử chỉnh sửa file làm việc Word của bạn. Mọi thay đổi như chỉnh sửa văn bản, thêm bình luận, thêm ghi chú,… đều được lưu lại bằng các ký hiệu khác màu để dễ dàng phân biệt. Tính năng này sẽ rất hữu ích khi sử dụng Word để làm việc nhóm. Mọi thay đổi bạn thực hiện sẽ được lưu lại, vì vậy bạn sẽ quản lý tệp hiệu quả hơn mà không sợ mất nội dung gốc. Bây giờ chúng ta hãy xem xét kỹ hơn cách sử dụng các thay đổi theo dõi trong Word.

2. Cách sử dụng Track Changes trong Word

Cách bật theo dõi thay đổi

Để có thể mở Theo dõi thay đổi trong Word sau đó bạn đi đến thẻ Ôn tập => chọn mục Theo dõi thay đổi trong nhóm THEO DÕI. Tại đây bạn có thể thấy 3 tùy chọn thả xuống:

Cho tất cả: Theo dõi những thay đổi mà mọi người thực hiện đối với tệp Word này

Chỉ của tôi: Chỉ theo dõi các thay đổi do bạn thực hiện trong tệp Word này

Theo dõi khối: Tắt theo dõi thay đổi văn bản

Đặc điểm chi tiết của thay đổi theo dõi

• Thay đổi cài đặt để theo dõi các thay đổi trong Word

Để thay đổi cài đặt mặc định của tính năng Theo dõi thay đổi, bấm mũi tên trỏ xuống phần Theo dõi để mở hộp thoại Tùy chọn theo dõi thay đổi

Các tùy chọn cơ bản mà bạn có thể sửa đổi sẽ được hiển thị trong phần Hiển thị và cài đặt nâng cao sẽ khả dụng ở đó Tùy chọn nâng cao:

Nếu bạn nhấp vào Tùy chọn nâng cao khi đó bạn sẽ thấy một hộp thoại giống như trong hình bên dưới cho phép bạn chỉnh sửa màu sắc và chú thích của Track Changes. Sau khi thay đổi, đừng quên nhấn nút ĐƯỢC RỒI Để lưu cài đặt là tốt:

• Thay đổi tên người dùng

Đầu tiên, bạn cũng bấm vào mũi tên chỉ xuống trong nhóm THEO DÕI thuộc về thẻ Ôn tập. Trong hộp thoại Tùy chọn theo dõi thay đổi bạn sẽ thấy một tùy chọn ngay bên dưới phần Show is Thay đổi tên người dùng (thay đổi tên người dùng):

Lúc này phần mềm sẽ chuyển sang hộp thoại tùy chọn từbạn bấm vào thẻ tổng quan => chọn mục Tùy chỉnh bản sao Microsoft Office của bạn. Sau đó, bạn có thể thay đổi tên trong hộp tên tài khoản. Cuối cùng, đừng quên nhấp vào ĐƯỢC RỒI để lưu tên đã thay đổi.

Sau khi nhấn ĐƯỢC RỒI sau đó nó sẽ trở lại hộp thoại Tùy chọn theo dõi thay đổi sau đó bấm OK một lần nữa:

• Thay đổi kiểu trình bày và các loại Đánh dấu xuất hiện

Markup là ký hiệu đánh dấu sự thay đổi khi bạn đang ở chế độ Theo dõi các thay đổi từ. Bạn có thể thay đổi cách Đánh dấu sẽ xuất hiện trong biểu tượng bên cạnh Theo dõi thay đổi trong nhóm Theo dõi. Bạn sẽ có 4 lựa chọn bao gồm:

Tất cả các ghi chú: Hiển thị tất cả các chỉnh sửa đã được thực hiện đối với tệp Word với các màu khác nhau cho ký hiệu văn bản và dòng.

Bản gốc: Hiển thị bản gốc trước, chưa có thay đổi nào

Ghi chú đơn giản: Hiển thị vị trí thực hiện các thay đổi bằng biểu tượng đường màu đỏ.

Không có ghi chú: Ẩn tất cả các biểu tượng đánh dấu vị trí thay đổi để bạn biết văn bản sẽ trông như thế nào sau khi thay đổi.

Bạn cũng có thể chọn nút Hiển thị đánh dấu để chọn hoặc bỏ chọn các loại Đánh dấu mà bạn muốn hiển thị. Tại đây sẽ có các tùy chọn bao gồm:

Bình luận: Hiển thị nhận xét do người chỉnh sửa thêm vào tệp văn bản của bạn.

Chèn và xóa: Hiển thị các phần đã thêm và xóa.

định dạng: Hiển thị các chỉnh sửa định dạng.

bóng bay: Các thành phần hiển thị bên phải.

Người đặc biệt: Hiển thị tên của người đã thực hiện sửa đổi

• Xem các thay đổi trong một cửa sổ khác

Chúng ta có thể chọn Review Pane và chọn Vertical Review Pane (chế độ xem dọc) hoặc Horizontal Pane Review (chế độ xem ngang) để xem các thay đổi trong một cửa sổ khác:

Bây giờ bạn sẽ thấy các thay đổi văn bản được hiển thị như trong 2 hình ảnh bên dưới:

kết cục

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn về Cách sử dụng theo dõi thay đổi trong Word hiệu quả. Tuy nhiên, có những bạn không muốn sử dụng tính năng này và cảm thấy phiền phức. Để xóa dấu vết thay đổi, bạn có thể tham khảo bài viết dưới đây của chúng tôi. Chúng tôi hy vọng rằng hướng dẫn của chúng tôi đã cung cấp cho bạn kiến ​​thức hữu ích khi sử dụng Theo dõi thay đổi trong Word. Cảm ơn đã xem bài viết.