Khi bạn cộng tác trên tài liệu Word, bạn sẽ thấy các thay đổi của đồng tác giả. Bạn có thể muốn giữ một số chỉnh sửa nhưng từ chối những chỉnh sửa khác. Cách tiếp cận tốt nhất là sử dụng tính năng Theo dõi Thay đổi để xem lại các thay đổi và cách xử lý chúng.

Cách sử dụng tính năng Track Changes trong Word

Bật theo dõi thay đổi trong Word

Để theo dõi tất cả các chỉnh sửa đối với tài liệu, bạn có thể bật Theo dõi thay đổi cho mọi người hoặc thậm chí chỉ cho chính mình. Đây là một cách hữu ích để đảm bảo rằng mọi thay đổi đối với tài liệu Word của bạn đều được biết.

Bước 1: Mở tài liệu Word và chuyển đến tab Ôn tập trên thanh công cụ ribbon.

Bước 2: Nhấp chuột Theo dõi thay đổi thuộc bộ tính năng theo dõi.

Bước 3: Trong trình đơn thả xuống, chọn tùy chọn Cho tất cả nếu bạn muốn theo dõi tất cả các thay đổi của mình đối với tài liệu này, hoặc chỉ của tôi nếu chỉ để theo dõi các chỉnh sửa của bạn.

Bước 4: Sau khi bật tính năng Theo dõi thay đổi, bạn có thể khóa tính năng này để ngăn người khác tắt tính năng này. Bằng cách chọn tùy chọn chặn theo dõi trong cùng một trình đơn thả xuống và làm theo hướng dẫn.

Cách hiện nội dung soạn thảo trong Word

Khi bạn trả lại tài liệu Word của mình và nhận thấy các thay đổi đối với tài liệu, bạn có thể kiểm tra những gì người khác đã chỉnh sửa tài liệu.

Bước 1: Mở tài liệu Word và chuyển đến tab Ôn tập trên thanh công cụ ribbon.

Bước 2: Bạn click vào ô Ghi chú đơn giản thuộc về bộ tính năng THEO DÕItrình đơn thả xuống cung cấp các tùy chọn có sẵn bao gồm:

• Nhận hàng đơn giản (mặc định): Đánh dấu các vị trí đã thay đổi bằng ký hiệu đường màu đỏ.
• Tất cả các ghi chú: Hiển thị tất cả các thay đổi được thực hiện đối với tài liệu.
• Không có ghi chú: Ẩn các ký hiệu đánh dấu vị trí thay đổi.
• Bản gốc: Hiển thị bản gốc không thay đổi

Bước 3: Sau khi kiểm tra các thay đổi được thực hiện đối với tài liệu. Tiếp theo, nhấp vào mũi tên thả xuống mục Hiển thị đánh dấu xuống ngay. Sẽ có các tùy chọn để có thể điều chỉnh những gì bạn nhìn thấy và cách nó được hiển thị.

• Bình luận: Chỉ hiển thị các nhận xét được người chỉnh sửa thêm vào tài liệu.
• Chèn và xóa: Chỉ hiển thị nội dung đã thêm và đã xóa.
• định dạng: Chỉ hiển thị các chỉnh sửa định dạng.
• bóng bay: Chọn cách hiển thị đánh giá. Bạn có thể chọn Hiển thị đánh giá trong bong bóng để hiển thị chúng trong một cửa sổ nhỏ riêng biệt ở bên phải; Xem tất cả các đánh giá trực tuyến để hiển thị các chỉnh sửa trong tài liệu hoặc Chỉ hiển thị định dạng trong bong bóng để làm điều đó.
• Người đặc biệt: Lựa chọn Tất cả người đánh giá để xem các thay đổi của mọi người hoặc tên của bạn nếu bạn chỉ muốn xem các thay đổi do chính mình thực hiện.

Cách xem thay đổi trong Word bằng cửa sổ khác

Ngoài các tùy chọn trên, bạn còn có tùy chọn hiển thị các thay đổi trong một cửa sổ khác tiện lợi hơn trong Word có tên là Xem lại. Trong đó Word sẽ cung cấp thông tin như tóm tắt những thay đổi đã được thực hiện đối với tài liệu…

Bằng cách nhấp vào mũi tên thả xuống mục bảng đánh giá ngay bên dưới bài viết Hiển thị đánh dấu và chọn một trong hai tùy chọn có sẵn:

• Đánh giá bảng điều khiển dọc: Hiển thị bảng đánh giá ở bên trái
• Đánh giá bảng điều khiển ngang: Hiển thị bảng đánh giá ở dưới cùng.

Ngoài ra, bạn có thể xem lại các thay đổi bằng cách chuyển trực tiếp đến từng thay đổi thay vì tìm kiếm chúng trong tài liệu.

Cũng trên tab Xem lại, trong nhóm thuộc tính Thay đổi, hãy nhấp vào nút Trước để chuyển sang thay đổi giao diện người dùng, hoặc khác để di chuyển đến vị trí thay đổi tiếp theo.

Cách chấp nhận chỉnh sửa trong Word

Sau khi hiển thị các sửa đổi và biết những gì trong tài liệu đã được chỉnh sửa. Bước tiếp theo là chấp nhận những sửa đổi đó nếu bạn hài lòng. Bạn có thể chấp nhận các thay đổi riêng lẻ hoặc tất cả các thay đổi cùng một lúc.

Chấp nhận sửa đổi cá nhân

Để chấp nhận các chỉnh sửa riêng lẻ, hãy bắt đầu bằng cách chọn chỉnh sửa đầu tiên. Từ tab Xem lại, nhấp vào nút Chấp nhận trong nhóm Thuộc tính thay đổi, trong menu thả xuống, hãy chọn các tùy chọn sau:

• Chấp nhận và Chuyển sang Tiếp theo: Chấp nhận thay đổi đó và chuyển sang thay đổi tiếp theo để xem xét và chấp nhận bất kỳ nội dung nào
• Chấp nhận thay đổi này: Chấp nhận thay đổi ở vị trí này và dừng quá trình xem xét.

Ngoài ra, bạn có thể bấm chuột phải vào một thay đổi và chọn Chấp nhận để chèn, xóa hoặc thay đổi định dạng.

Chấp nhận mọi thay đổi

Nếu bạn muốn chấp nhận tất cả các thay đổi trong tài liệu, hãy nhấp vào nút Chấp nhận trong nhóm thuộc tính Thay đổi, trong menu thả xuống, hãy chọn các tùy chọn sau:

• Chấp nhận mọi thay đổi: Chấp nhận tất cả các thay đổi đối với tài liệu.
• Chấp nhận tất cả các thay đổi và ngừng theo dõi: Chấp nhận tất cả thay đổi và ngừng theo dõi thay đổi.

Cách từ chối chỉnh sửa trong Word

Nếu bạn không đồng ý với những thay đổi đã được thực hiện đối với tài liệu của bạn. Bạn có thể từ chối tất cả những thay đổi này bằng cách . Trong nhóm Thuộc tính thay đổi của tab Xem lại, nhấp vào nút Từ chối, trong menu thả xuống, chọn:

• Từ chối và chuyển sang bước tiếp theo: Để từ chối thay đổi đó và chuyển sang thay đổi tiếp theo. Với tùy chọn này, bạn sẽ phải kiểm tra để từ chối từng thay đổi một.
• Từ chối thay đổi: Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn từ chối những thay đổi đã được thực hiện đối với tài liệu Word tại một vị trí cụ thể. Ngoài ra, bạn có thể nhấp chuột phải vào vị trí thay đổi và chọn Từ chối để chèn, xóa hoặc thay đổi định dạng trong menu xuất hiện.

• Từ chối tất cả các thay đổi: Để từ chối tất cả các thay đổi đối với tài liệu, hãy chọn tùy chọn này.
• Từ chối tất cả các thay đổi và ngừng theo dõi: Từ chối tất cả thay đổi và ngừng theo dõi thay đổi.

Trên đây mình vừa hướng dẫn các bạn chi tiết cách sử dụng tính năng Track Changes để theo dõi toàn bộ lịch sử các thao tác chỉnh sửa trên file Word như: soạn thảo văn bản, thêm bình luận, thêm ghi chú, xóa. Đây sẽ là một tính năng cực kỳ hữu ích cần thiết khi làm việc trong Word. nhóm với nhiều người trên cùng một tài liệu Word.