Khi bạn lưu những file Word có dung lượng rất lớn, bạn sẽ gặp khó khăn khi mở và kiểm tra nội dung, điều này cũng mất khá nhiều thời gian. Để thuận tiện cho việc mở và chỉnh sửa file, mời các bạn tham khảo cách nén file và giảm dung lượng lưu trữ của file Word qua bài viết dưới đây.

Bài viết được thực hiện trên máy tính xách tay Windows 10 hệ điều hành Microsoft Word 2013 phiên bản.

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến dung lượng file word lớn như:

• Ảnh được chèn vào file với kích thước rất lớn.
• Việc chèn thêm hình ảnh vào file cũng sẽ khiến dung lượng file Word tăng lên.
• Vì trong file Word còn rất nhiều dữ liệu chưa tối ưu.

Bước 1: Chọn file Word cần nén nhấn chuột phải chọn Thêm tệp nén…

Bước 2: Đặt tên cho tệp và chọn định dạng RAR, RAR5 hoặc ZIP đối với tệp nén > Nhấp vào ĐƯỢC RỒI để tiếp tục.

Nếu muốn đặt mật khẩu cho file nén thì tích vào ô Nhập mật khẩu...Nhập mật khẩu vào 2 ô Nhập mật khẩu và ồ Nhập mật khẩu (mật khẩu 2 ô phải giống nhau) > chọn Đã đồng ý.

File đã được nén thành công (như hình bên dưới).

Để giải nén nhanh hơn, người ta thường chọn sử dụng tùy chọn Giải nén tại đây (Trích xuất tại đây) để giải nén tệp vào vị trí đó và sẽ không tạo thư mục để chứa tệp.

Đang làm: Nhấp chuột phải vào tệp đã chọn và chọn Giải nén tại đây (Trích xuất tại đây) để giải nén tập tin trong thư mục hiện tại.

Tệp đã được giải nén thành công vào thư mục hiện tại.

Để giải nén vào nơi muốn lưu, người ta thường chọn sử dụng tùy chọn Giải nén tập tin (Extract files) để giải nén tập tin theo đường dẫn giải nén mà bạn đặt tập tin ở đó.

Bước 1: Nhấp chuột phải vào tệp và chọn Giải nén tập tin… (Giải nén tập tin).

Bước 2: Lựa chọn HỒ SƠ bạn muốn giải nén tập tin ở đó.

Tệp đã được giải nén thành công vào thư mục đã chọn.

Bước 1: Truy cập trang web SmallPDF để nén file tại đây.

Bước 2: NHẤP CHUỘT Chọn các tập tin để chọn tệp bạn muốn nén.

Bước 3: Chọn 1 trong 2 tùy chọn Basic Compression (giảm ít dung lượng) và Strong Compression (giảm nhiều dung lượng nhưng tốn tiền) > Click Chọn tùy chọn để giảm kích thước tập tin.

Bước 4: Dung lượng file Word được thu nhỏ > Click Tải xuống tệp để tải xuống.

File Word trước khi nén có dung lượng như sau:

Bước 1: Mở file Word chứa ảnh cần nén chọn Image > Select Label định dạng > Chọn Nén ảnh.

Bước 2: Hộp thoại Nén Ảnh > xuất hiện Bỏ chọn hộp Chỉ áp dụng cho ảnh này. Đánh dấu các mục để nén ảnh tùy theo mục đích > Click ĐƯỢC RỒI.

Ở đó:

• In (220 ppi): Chất lượng tuyệt vời trên hầu hết các máy in và màn hình: Để giảm kích thước tệp từ một cách tối ưu cho các tệp in.
• Màn hình (150 ppi): Để chia sẻ lên web và lưu vào dự án.
• Email (96 ppi): Để chia sẻ qua email hoặc bấm Sử dụng độ phân giải tài liệu để mặc định.

Bạn có thể kiểm tra kích thước của toàn bộ tập tin ngay lập tức sau khi nén hình ảnh.

Bước 1: Mở file Word có dung lượng cần nén > Chọn tài liệu > Chọn tùy chọn.

Bước 2: Trong hộp thoại Options > Select Item Trình độ cao. đi đến phần Kích thước và chất lượng hình ảnh > Bỏ chọn hộp Không nén tập tin hình ảnh > Báo chí ĐƯỢC RỒI để giảm dung lượng file Word.

Bước 1: Mở file Word cần nén dữ liệu nhấn tổ hợp phím Ctrl + Họ để hiển thị hộp thoại Tìm và Thay thế.

Bước 2: Nhập một ký tự khoảng trắng hai lần trong trường Tìm hiểu những gì > Nhập một ký tự khoảng trắng một lần vào Thay bằngsau đó nhấn Thay thế tất cả.

Bước 3: Sau khi in Thay thế tất cảkhoảng trắng thừa được loại bỏ, chọn ĐƯỢC RỒI Đã được hoàn thành.

Trên đây là thông tin hướng dẫn cách nén file Word và giảm dung lượng lưu trữ của file Word. Chúng tôi hy vọng rằng từ các hướng dẫn trong bài viết, bạn có thể thực hiện thành công!