Hàm Microsoft 365 UNIQUE() là một lý do tuyệt vời để nâng cấp. Kết hợp UNIQUE() và SORT() để tạo một danh sách duy nhất với một công thức duy nhất.

Thông tin thêm về Windows

Danh sách là một phần cơ bản của hầu hết mọi ứng dụng Microsoft Excel và may mắn thay, chúng rất dễ tạo. Có hai loại danh sách mà bạn có thể gặp: danh sách tĩnh và danh sách theo hướng dữ liệu tự nhiên.

Loại danh sách này cho phép bạn tạo danh sách thả xuống để giúp nhập dữ liệu và bảo vệ tính hợp lệ của dữ liệu của bạn. Ví dụ: bạn có thể muốn tạo danh sách thả xuống cho phép người dùng chọn tên nhân viên hoặc sinh viên thay vì nhập chúng theo cách thủ công. Loại danh sách này dựa trên tập dữ liệu lưu trữ các giá trị đó. Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn hai cách để tạo danh sách các giá trị duy nhất dựa trên một cột duy nhất trong tập dữ liệu:

• Bộ lọc nâng cao
• ĐỘC NHẤT ()

Tôi đang sử dụng Microsoft 365 trên hệ thống Windows 10 64 bit. UNIQUE() chỉ sẵn dùng trong Microsoft 365, Excel dành cho web, Excel dành cho điện thoại và máy tính bảng Android.

Trước Microsoft 365: cách sử dụng Bộ lọc nâng cao trong Excel

Khi Excel giới thiệu tính năng AutoFilter, các tính năng lọc gốc của Excel thường bị bỏ qua. Nhưng đôi khi, bạn sẽ gặp phải tình huống AutoFilter không thể phản hồi. Khi điều này xảy ra, bạn có thể chuyển sang tính năng Bộ lọc nâng cao của Excel, tính năng này hỗ trợ các tùy chọn nâng cao hơn. Đây là nơi bạn đến khi cần một danh sách duy nhất dựa trên dữ liệu hiện có. Nhưng trước khi bắt đầu, hãy xem xét một số khác biệt giữa hai tính năng lọc:

• AutoFilter hoạt động với tập dữ liệu tĩnh. Sử dụng các tính năng nâng cao, bạn có thể sao chép dữ liệu sang một vị trí khác. Bạn có thể loại bỏ các bản trùng lặp khỏi tập dữ liệu nguồn, nhưng nếu làm như vậy, bạn sẽ thực sự thay đổi tập dữ liệu.
• Các tính năng nâng cao hỗ trợ các tiêu chí phức tạp.
• Tính năng nâng cao cho phép bạn trích xuất một danh sách hoặc các bản ghi duy nhất.

Trước khi có UNIQUE(), bạn có thể sử dụng bộ lọc nâng cao để tạo danh sách các giá trị duy nhất. Chúng tôi sẽ xem xét tính năng này dành cho những người không sử dụng Microsoft 365. Điều quan trọng cần nhớ là kỹ thuật này không động, ngay cả khi bạn sử dụng đối tượng Bảng để lưu trữ dữ liệu của mình.

Hình A hiển thị một tập dữ liệu đơn giản với các giá trị kép trong mỗi cột. Bây giờ, giả sử bạn cần một danh sách các giá trị duy nhất trong cột Nhân sự.

Ảnh A

Để tạo danh sách đó theo cách thủ công, hãy làm như sau:

1. Nhấp vào bất kỳ ô nào trong tập dữ liệu.
2. Bấm vào tab Dữ liệu, rồi bấm vào Nâng cao trong nhóm Sắp xếp & Lọc.
3. Nhấp vào tùy chọn Sao chép sang vị trí khác.
4. Excel hiển thị các tham chiếu ô cho toàn bộ tập dữ liệu hoặc đối tượng bảng dưới dạng một phạm vi danh sách. Nếu bạn giữ lựa chọn này, Excel sẽ trả về một tập dữ liệu duy nhất dựa trên tất cả các cột. Thay vào đó, hãy chọn cột Nhân sự bằng cách bấm điều khiển rồi chọn D2:D13. Nếu bạn đang sử dụng đối tượng Bảng, thuộc tính này có thể hiển thị tên cột thay vì phạm vi ô.
5. Xóa phạm vi tiêu chí nếu có.
6. Bấm sao chép để kiểm soát, sau đó chọn một ô cụ thể, chẳng hạn như H2. Đảm bảo chỉ định phạm vi đủ lớn để bạn không vô tình ghi đè lên dữ liệu hiện có.
7. Đánh dấu vào tùy chọn Unique Records Only, như thể hiện trong Hình A.
8. Nhấp vào OK.

Hình B hiển thị danh sách duy nhất. Có sáu tên duy nhất trong cột Nhân sự. Danh sách này được tách biệt khỏi dữ liệu nguồn của bạn. Ngoài ra, danh sách này không phải là động. Nếu bạn nhập một bản ghi cho một nhân viên mới, bạn phải nhớ cập nhật danh sách theo cách thủ công. Nếu bạn muốn danh sách được sắp xếp, hãy chọn danh sách, cuộn xuống văn bản tiêu đề và chọn thứ tự sắp xếp trong nhóm Sắp xếp & Lọc. Bây giờ, hãy chuyển sang hai chức năng loại bỏ tất cả các bước thủ công VÀ tạo một danh sách động: UNIQUE() và SORT().

hình NHƯNG

Cách sử dụng hàm UNIQUE() trong Excel

Nếu bạn đang sử dụng Microsoft 365 hoặc một trong các phiên bản độc lập của Excel 2019, bạn có thể nhanh chóng tạo một danh sách động bằng hàm UNIQUE(). Hàm này trả về một danh sách các giá trị duy nhất trong một danh sách hoặc chuỗi, sử dụng cú pháp sau:

ĐỘC ĐÁO (khóa, [by_col], [exactly_once])

Đối số mảng là phạm vi bạn muốn thu gọn thành một danh sách. Đối số by_col là một giá trị Boolean: TRUE so sánh các cột và trả về các cột duy nhất, FALSE là giá trị mặc định và sẽ so sánh từng hàng và trả về các hàng duy nhất.

Đối số precision_once cũng là một giá trị Boolean: TRUE trả về tất cả các hàng hoặc cột duy nhất xuất hiện chính xác một lần từ dải ô hoặc mảng, FALSE, theo mặc định, trả về tất cả các hàng hoặc cột duy nhất từ ​​dải ô.

Để trả về một danh sách từ một cột, chúng ta chỉ cần mảng. Chọn một ô và nhập hàm sau bằng cách chọn và không nhập các ô D2:D13. Nếu bạn đang sử dụng đối tượng Bảng, hãy để Excel tìm ra cú pháp chính xác. Nếu bạn đang sử dụng một phạm vi thông thường, hãy nhập địa chỉ của phạm vi nếu muốn.

Hình C hiển thị kết quả bằng cách sử dụng phạm vi tràn. Khi sử dụng UNIQUE(), bạn có thể hiển thị ô tiêu đề hoặc bỏ qua nó bằng cách xóa nó khỏi vùng chọn.

KÍCH CỠ

Microsoft 365 hiện hỗ trợ cái được gọi là phạm vi tràn, là kết quả của một công thức mảng động trả về nhiều giá trị, đầu ra của giá trị đó sẽ tràn ô đầu vào. Nói tóm lại, phạm vi tràn là phạm vi kết quả được tính theo công thức. Khi bạn chọn bất kỳ ô nào trong phạm vi tràn, Excel sẽ đánh dấu toàn bộ phạm vi bằng đường viền màu xanh lam và hàm trong thanh công thức. Bạn sẽ luôn tìm thấy công thức ở ô trên cùng.

Không giống như danh sách thủ công mà chúng ta đã tạo trước đó bằng bộ lọc nâng cao, kết quả của UNIQUE() là động. Như bạn có thể thấy trong Hình D, một giá trị mới đã được thêm vào cột Nhân sự và danh sách trong cột H sẽ được cập nhật tự động.

số liệu DỄ DÀNG

Cách sử dụng SORT() trên kết quả của UNIQUE() trong Excel

Không giống như danh sách kết quả do bộ lọc nâng cao tạo ra, bạn có thể sử dụng hàm SORT() để sắp xếp kết quả của UNIQUE() và việc này không thể dễ dàng hơn thế. Hình E cho thấy kết quả của gói UNIQUE() trong SORT(). Như bạn có thể thấy, các kết quả đã được sắp xếp, nhưng bạn có thể phát hiện ra lỗi không? Công thức sắp xếp nhân viên với các giá trị còn lại và bạn không muốn điều đó xảy ra. Giải pháp đơn giản là xóa ô tiêu đề khỏi phạm vi mảng như sau:

=SORT(DUY NHẤT(D3:D13))

Hình E

Nếu bạn vẫn đang sử dụng phiên bản cũ hơn, hãy sử dụng tính năng Bộ lọc nâng cao để tạo danh sách tĩnh, chưa sắp xếp các giá trị duy nhất dựa trên dữ liệu tự nhiên. Nếu bạn đang sử dụng Microsoft 365, hãy bọc hàm UNIQUE() trong hàm SORT() cho danh sách động, được sắp xếp. Chúc may mắn. Cảm ơn đã xem bài viết.